秘書検定用語集

秘書検定の学習で押さえておきたい基本用語を、分野別にまとめています。

秘書業務・基本

秘書: 上司の仕事を円滑に進めるため、補佐や庶務、連絡調整などを行う職務。
補佐: 上司の業務を支援し、必要な情報や環境を整えること。
職務: 仕事上、担当者が果たすべき役割や責任。
職務権限: 職務を遂行するために認められている権限の範囲。
機密保持: 業務上知り得た秘密や重要情報を、無断で外部に漏らさないこと。
守秘義務: 職務上知った秘密を正当な理由なく他人に漏らさない義務。
報告・連絡・相談: 業務を円滑に進めるため、状況を共有し必要な相談を行う基本行動。
ホウレンソウ: 「報告・連絡・相談」の略。仕事の進捗や問題を共有すること。

ビジネス知識

経営理念: 企業が大切にする考え方や、事業活動の基本的な方向性。
企業: 事業を行い、商品やサービスを提供する組織。
組織: 共通の目的を達成するために、人や役割を一定の仕組みで結び付けたもの。
組織図: 企業や部署の構成、上下関係、役割などを図式化したもの。
意思決定: 複数の選択肢から、目的に応じて一つの方針を決めること。
稟議: 案件について関係者や上位者に回覧し、承認を得る手続き。
決裁: 権限を持つ者が、案件について最終的に承認すること。
コンプライアンス: 法令や社内規則、社会的規範などを守って活動すること。
CSR: 企業が社会的責任を果たし、社会や環境に配慮して活動する考え方。
PDCA: Plan・Do・Check・Actの循環で、業務改善を進める考え方。

接遇・マナー

接遇: 相手の立場や状況を考え、適切な態度や言葉で応対すること。
身だしなみ: 相手に不快感を与えないよう、服装や髪型などを整えること。
第一印象: 初対面の相手に最初に与える印象。表情、姿勢、挨拶などが関係する。
お辞儀: 相手への敬意や感謝などを表す基本的な礼の動作。
会釈: 軽く頭を下げる、比較的簡単な挨拶のお辞儀。
敬語: 相手や話題の人物への敬意を表すための言葉遣い。
尊敬語: 相手や第三者の動作・状態などを高めて表現する敬語。
謙譲語: 自分や自分側の動作などを低く表現して相手への敬意を示す敬語。
丁寧語: 「です・ます」などを使い、丁寧な言い方にする敬語。
クッション言葉: 依頼や断りなどの前に添えて、表現をやわらげる言葉。
来客応対: 訪問者を迎え、用件を確認し、適切な担当者へ取り次ぐなどの対応。
アポイントメント: 面会や訪問などの日時をあらかじめ約束すること。

コミュニケーション

傾聴: 相手の話を注意深く聴き、内容や気持ちを理解しようとすること。
報告: 仕事の進捗、結果、問題などを関係者や上司に伝えること。
連絡: 関係者に必要な情報を伝え、情報を共有すること。
相談: 判断や対応に迷うとき、関係者や上司に意見を求めること。
伝言: 本人に代わって、用件や情報を相手に伝えること。
取り次ぎ: 来客や電話などを、適切な担当者につなぐこと。
電話応対: 相手の確認、用件の把握、適切な取り次ぎや伝言を行う対応。
アクティブリスニング: 相手の話を積極的に聴き、内容を正確に理解しようとする姿勢。

文書・文書管理

社内文書: 企業内部で使用する文書。通知、報告、申請などがある。
社外文書: 取引先など社外の相手に送る文書。礼儀や形式に配慮する。
通知: 必要な情報や決定事項などを相手に知らせること。
依頼文: 相手に何らかの協力や対応をお願いするための文書。
議事録: 会議の日時、出席者、議題、内容、決定事項などを記録した文書。
文書管理: 文書を作成・保管・検索・保存期限管理・廃棄する一連の管理。
ファイリング: 必要な文書を分類・整理し、取り出しやすく保管すること。
電子メール: インターネットなどを利用して文章やファイルを送受信する通信手段。
添付ファイル: 電子メールなどに付けて送信する文書や画像などのファイル。
CC: Carbon Copy。情報共有のため、主な宛先以外にもメールを送る機能。
BCC: Blind Carbon Copy。他の受信者に宛先を表示せずにメールを送る機能。

オフィス実務

スケジュール管理: 予定を把握し、優先順位や時間配分を考えて調整すること。
タイムマネジメント: 限られた時間を有効に使うため、仕事の順序や時間配分を管理すること。
優先順位: 複数の仕事について、重要度や緊急度などから取り組む順番を決めること。
期限: 仕事や提出物などを完了・提出しなければならない期日。
会議: 複数の関係者が集まり、情報共有や検討、意思決定などを行う場。
打合せ: 関係者が集まり、予定や課題、進め方などを話し合うこと。
議題: 会議などで話し合うテーマや案件。
出席者: 会議や式典などに参加する人。
備品: 仕事を行うために使用する机、椅子、機器などの物品。
5S: 整理・整頓・清掃・清潔・しつけの頭文字。職場環境を整える活動。

予定・情報管理

スケジュール調整: 複数の人の予定を確認し、会議や面会などの日時を決めること。
ダブルブッキング: 同じ時間帯に二つ以上の予定を重ねてしまうこと。
リスケジュール: 決まっていた予定や日程を変更して組み直すこと。
個人情報: 生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものなど。
情報セキュリティ: 情報の漏えい、改ざん、紛失などを防ぎ、適切に管理すること。
アクセス権: 情報システムやデータを利用するために与えられた権限。
バックアップ: データの消失に備え、別の場所などに複製を保存しておくこと。

学習上の注意：この用語集は秘書検定の学習用に基本事項を整理したものです。実際の試験では、用語の意味だけでなく、状況に応じた判断や適切な対応、敬語・マナーなども問われます。

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